KUMALANEWS.ID, KALIMANTAN TIMUR – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur baru-baru ini memusnahkan sejumlah arsip fisik yang sudah tidak lagi digunakan. Rasman Rading, Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, menjelaskan bahwa langkah pemusnahan dokumen ini penting untuk meringankan beban penyimpanan arsip di kantor.
“Pemusnahan arsip ini harus dilakukan untuk mencegah penumpukan yang hanya akan menjadi beban bagi OPD. Kami perlu mengelola arsip dengan cara yang lebih efisien dan sesuai dengan peraturan yang berlaku,” jelas Rasman.
Rasman juga menegaskan bahwa meskipun dokumen fisik dimusnahkan, semua arsip yang masih diperlukan akan dipindahkan ke format digital. “Dengan digitalisasi, dokumen yang penting akan tetap aman dan bisa diakses kapan saja tanpa risiko hilang,” tambahnya.
Sebagian besar arsip yang dimusnahkan berasal dari tahun 2005 hingga 2011, saat pengelolaan dokumen fisik masih dominan. Rasman menjelaskan, “Sekarang saatnya kita memperkuat digitalisasi arsip-arsip ini. Dengan cara ini, kami dapat memastikan dokumen yang penting tetap terjaga dan mudah diakses.”
Pemusnahan arsip ini dilakukan setelah evaluasi menyeluruh untuk memastikan bahwa dokumen yang dihancurkan sudah tidak relevan. “Dokumen yang dimusnahkan sudah tidak diperlukan lagi dan menyimpannya hanya akan menambah beban. Contohnya, data dari tahun 2004 yang sudah tidak relevan,” kata Rasman.
Dengan langkah ini, Dispora Kaltim berupaya memodernisasi sistem pengelolaan arsip, mengurangi penggunaan kertas, serta mempermudah akses data melalui digitalisasi. Rasman berharap upaya ini akan memperlancar administrasi dan memastikan dokumen penting tersimpan dengan aman dalam format digital.(adv)
