KUMALANEWS.ID, KUTAI KARTANEGARA – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur (Kaltim) baru saja melaksanakan pemusnahan arsip lama sebagai bagian dari upaya untuk mengurangi beban penyimpanan arsip fisik dan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan dokumen. Kegiatan ini bertujuan untuk menciptakan sistem administrasi yang lebih rapi, terstruktur, dan berorientasi pada digitalisasi yang lebih modern.
Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman Rading, menjelaskan bahwa pemusnahan arsip adalah langkah yang sangat penting untuk mengurangi penumpukan dokumen yang sudah tidak memiliki nilai guna. “Pemusnahan arsip diperlukan agar hanya dokumen yang relevan dan penting yang tersimpan, sementara dokumen yang sudah tidak diperlukan bisa dimusnahkan sesuai dengan aturan yang berlaku,” ujar Rasman.
Proses pemusnahan ini difokuskan pada arsip fisik yang berasal dari periode 2005 hingga 2011, yang merupakan masa sebelum penerapan digitalisasi arsip. Banyak dokumen dari periode tersebut sudah melebihi usia sepuluh tahun dan tidak lagi memiliki nilai administratif atau hukum. Meski demikian, Rasman menegaskan bahwa dokumen yang masih dianggap penting dan relevan akan dipertahankan dalam bentuk digital untuk memenuhi kebutuhan administratif dan hukum. “Sekarang, dengan adanya digitalisasi arsip, data yang penting bisa disimpan dengan aman dan mudah diakses, meskipun dokumen fisiknya sudah dimusnahkan,” katanya.
Lebih lanjut, Rasman menjelaskan bahwa pemusnahan arsip tidak dilakukan secara sembarangan. Setiap dokumen yang akan dimusnahkan telah melalui proses seleksi yang ketat agar sesuai dengan ketentuan yang berlaku. “Kami memastikan bahwa hanya arsip yang sudah tidak relevan yang dimusnahkan, sehingga proses ini tidak mengganggu efisiensi kerja OPD,” jelas Rasman.
Pemusnahan arsip ini diharapkan dapat menciptakan ruang penyimpanan yang lebih efisien dan mengurangi biaya yang dikeluarkan untuk penyimpanan arsip fisik. Selain itu, dengan penerapan digitalisasi, Dispora Kaltim berharap dapat lebih mudah mengelola data yang ada dan memastikan bahwa dokumen-dokumen penting tetap aman dan dapat diakses kapan saja. Rasman menambahkan, “Melalui digitalisasi, kami dapat memastikan bahwa dokumen yang dibutuhkan tetap terjaga dan dapat diakses dengan lebih cepat dan praktis.”
Dengan langkah ini, Dispora Kaltim berkomitmen untuk terus memperbaiki sistem administrasi yang ada, mendorong pengelolaan data yang lebih efisien, dan memastikan bahwa lingkungan kerja di OPD menjadi lebih tertata dengan baik. Pemusnahan arsip yang disertai dengan digitalisasi ini diharapkan dapat mendukung proses administrasi yang lebih modern, cepat, dan efisien ke depannya.(adv)
