KUMALANEWS.ID, KUTAI KARTANEGARA – Dinas Ketahanan Pangan (Disketapang) Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) memusnahkan sebanyak 608 berkas arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna, Kamis (8/10/2026). Pemusnahan ini dilakukan untuk mengatasi penumpukan dokumen yang tersimpan sejak 2008 sekaligus meningkatkan ketertiban pengelolaan arsip di lingkungan instansi tersebut.
Kepala Disketapang Kukar, Ananias, mengatakan pemusnahan arsip tersebut menjadi yang pertama kali dilakukan sejak instansinya masih bernama Badan Ketahanan Pangan dan Penyuluhan pada 2008. Selama bertahun-tahun, dokumen administrasi terus bertambah hingga memenuhi ruang penyimpanan atau record center.
Kondisi itu mendorong Disketapang Kukar berkoordinasi dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kukar untuk mendapatkan pendampingan dalam menata serta menentukan arsip yang sudah memenuhi persyaratan untuk dimusnahkan.
“Sejak 2008 belum pernah ada pemusnahan arsip sehingga ruang penyimpanan penuh. Karena itu, kami berkonsultasi dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan,” ujarnya.
Melalui pendampingan arsiparis Dinas Kearsipan dan Perpustakaan, Disketapang Kukar melakukan pemeriksaan dan pemilahan terhadap dokumen yang masih memiliki nilai guna dan dokumen yang telah memenuhi kriteria pemusnahan. Proses tersebut dilakukan untuk memastikan setiap arsip ditangani sesuai ketentuan yang berlaku.
Ananias menegaskan, dokumen lama tidak serta-merta dapat dimusnahkan hanya karena telah tersimpan selama bertahun-tahun. Penentuan arsip yang layak dimusnahkan harus melalui penilaian dengan mempertimbangkan masa retensi, kepentingan administrasi, nilai sejarah, serta kebutuhan pembuktian hukum.
Dari hasil pemilahan tersebut, sebanyak 608 berkas arsip dari rentang tahun 2008 hingga 2021 dinyatakan memenuhi kriteria untuk dimusnahkan. Sementara itu, dokumen yang masih dibutuhkan untuk mendukung administrasi maupun kepentingan lainnya tetap dipertahankan dan disimpan sesuai ketentuan.
Sebagai contoh, dokumen penting seperti BPKB, STNK, dan surat-surat lain yang masih memiliki nilai guna tidak termasuk dalam arsip yang dimusnahkan. Adapun arsip administrasi, seperti surat masuk dan surat keluar, dapat dipertimbangkan untuk dimusnahkan apabila masa retensinya telah berakhir dan hasil penilaian menyatakan dokumen tersebut tidak lagi memiliki nilai guna.
Dalam pelaksanaannya, Disketapang Kukar sempat mencoba menggunakan mesin pencacah untuk menghancurkan dokumen. Namun, banyaknya berkas yang harus ditangani membuat proses tersebut berjalan lambat. Mesin yang digunakan juga mengalami panas sehingga pencacahan akhirnya dilakukan secara manual.
“Awalnya kami menggunakan mesin, tetapi prosesnya lama karena arsip sangat banyak. Akhirnya, pencacahan dilakukan secara manual,” jelas Ananias.
Untuk memastikan pelaksanaan berjalan sesuai prosedur, proses pemusnahan tersebut disaksikan perwakilan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan, Inspektorat, serta Bagian Hukum. Pengawasan lintas instansi ini menjadi bagian dari upaya memastikan arsip yang dimusnahkan telah melalui tahapan pemeriksaan dan memenuhi persyaratan.
Setelah dicacah, dokumen tersebut tidak langsung dibuang. Disketapang Kukar berencana menyerahkan hasil cacahan kepada Dinas Lingkungan Hidup untuk penanganan lebih lanjut sesuai prosedur pengelolaan sampah.
Menurut Ananias, penanganan lanjutan diperlukan agar sisa dokumen dapat dikelola secara tepat, termasuk menentukan kemungkinan pemanfaatan kembali melalui proses daur ulang atau pengolahan lainnya sesuai ketentuan.
Ia berharap, pemusnahan ratusan berkas tersebut dapat mengurangi penumpukan dokumen dan membuat ruang penyimpanan arsip Disketapang Kukar lebih tertata. Dengan pengelolaan yang lebih baik, pegawai diharapkan dapat menyimpan, mengamankan, serta menemukan kembali dokumen yang masih diperlukan secara lebih mudah.
Pemusnahan ini juga diharapkan menjadi bagian dari pembenahan tata kelola kearsipan di lingkungan Disketapang Kukar, sehingga penyimpanan dokumen dapat dilakukan secara tertib, efisien, dan sesuai ketentuan yang berlaku.
ADV Diskominfo Kutai Kartanegara Pewarta : Indirwan Editor : Rudy M @2026
